Huishoudelijk reglement stichting HEERLYCKheyt Schaesberg

 

Begripsbepaling

 

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • De stichting: de stichting HEERLYCKheyt Schaesberg is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 74003070
  • De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte van oprichting gepasseerd op 14 februari 2019 , bij notaris mr. N. Mickartz te Landgraaf.
  • Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de statuten.
  • Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van de gelden en/of diensten en/of materiele zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd.
  • Transparantie: met transparantie wordt openbaarheid van de stichting bedoeld.
  • Boekjaar: het boekjaar loopt gelijk met het kalenderjaar.
  • Maatschappelijke verantwoordelijkheid: verantwoordelijkheid nemen voor de effecten van activiteiten door de organisatie op mens, milieu en maatschappij.
  • Maatschappelijke voetafdruk: iedere organisatie heeft, afhankelijk van de kernprocessen van de organisatie, haar eigen ecologische, sociale en maatschappelijke voetafdruk. De impact als gevolg van activiteiten op mens, milieu en maatschappij wordt geduid als een voetafdruk die zo klein mogelijk moet worden gehouden.

 

Doel van de stichting

 

De stichting heeft ten doel:

  • Het stimuleren, faciliteren en organiseren van jaarlijkse activiteiten die bijdragen aan het vergroten van het historisch en het cultureel besef en de gemeenschapszin van de inwoners van de kern Schaesberg.

 

Algemeen

 

Doel van het huishoudelijk reglement

  • Het huishoudelijk reglement regelt de gang van zaken binnen de stichting, in samenhang met de statuten van de stichting. Het geeft richtlijnen en gedragsregels voor degenen die binnen de stichting HEERLYCKheyt Schaesberg activiteiten uitvoeren.
  • Alle deelnemers zijn gehouden aan de bepalingen van het huishoudelijk reglement.

 

Vaststelling en wijziging

  • Het bestuur stelt het huishoudelijk reglement vast en wijzigt het.
  • Betrokkenen bij de stichting HEERLYCKheyt Schaesberg kunnen voorstellen tot wijziging inbrengen bij het bestuur.

 

Algemene gedragsregels

  • Van vrijwilligers en bestuursleden wordt verwacht dat zij zich collegiaal en integer gedragen en het algemeen belang laten prevaleren boven het eigenbelang.
  • Iedere betrokkene draagt de doelstellingen en de naam HEERLYCKheyt Schaesberg op een positieve manier uit en spant zich op een actieve manier in om bij te dragen aan het succes van de stichting.
  • Iedere betrokkene is bekend met de afspraken over beperking van aansprakelijkheid en hanteert die consequent in alle communicatie.

 

Beleid

 

Artikel 1

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  3. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

 

Het bestuur

 

Artikel 2

  1. Het bestuur:
    1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
    2. Neemt de bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Besluitvorming’ in dit huishoudelijk reglement).
    3. Kan werkgroepen in het leven roepen. (zie de paragraaf ‘Werkgroepen’).
    4. Bestuurders mogen in dringende gevallen na ruggespraak met de penningmeester individueel besluiten tot het doen van uitgaven tot maximaal 100 euro.
    5. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen.
    6. Het bestuur is bevoegd is tot het accepteren van meerjarendonaties of subsidies, dan wel voorschotten daarop.
    7. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de statuten, het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend.
    8. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
    9. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
    10. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door zittende bestuursleden middels schriftelijke stemming op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
    11. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu indien noodzakelijk maximaal in om de status ANBI te verkrijgen.

 

  1. De voorzitter
    1. Heeft de algemene leiding van de stichting.
    2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe.
    3. Overlegt met officiële instanties.
    4. Geeft leiding aan het bestuur.
    5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
    6. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
    7. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
    8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
    9. Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering.
    10. Coördineert en stuurt activiteiten.
    11. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

  1. De penningmeester
    1. Voert de financiële administratie.
    2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
    3. Stelt financiële overzichten op.
    4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
    5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen.
    6. Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
    7. Beslist zelfstandig over uitgaven tot 50 euro.
    8. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
    9. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen decharge te verlenen.
    10. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
    11. Is verantwoordelijk voor de jaarrekening.

 

  1. De secretaris
    1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

a1. De datum en de plaats van de vergadering.

a2. De aanwezige en afwezige bestuursleden.

a3. De verleende volmachten.

a4. De genomen besluiten.

  1. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website.
  2. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
  3. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
  4. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
  5. Archiveert alle relevante documenten.
  6. Beheert de database waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de donateurs, sponsoren, subsidieverstrekkers en/of vertegenwoordigers daarvan, media en/of vertegenwoordigers daarvan, derden waarmee de stichting contacten onderhoudt, actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

 

 

Besluitvorming

 

Artikel 3

Het bestuur:

  • Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
  1. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering zoals vastgelegd in de statuten van de stichting.
  2. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen.

 

Frequentie vergaderingen

 

Artikel 4

  1. Het bestuur vergadert ten minste 1 keer per kwartaal en houdt een maal per jaar binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarvergadering.
  2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van een verzoek gehouden.
  3. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  4. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur.
  5. De data van de reguliere bestuursvergaderingen worden, uiterlijk tijdens de laatste vergadering van het boekjaar, voor een heel jaar vastgelegd.

 

 

Agenda

 

Artikel 5

  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
  2. De secretaris mailt de agenda ruim voor aanvang van de vergadering door.
  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  4. Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van de volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

 

Verslag

 

Artikel 6

  1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  2. Een opgesteld verslag wordt op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  3. Per vergadering wordt een actielijst gemaakt die zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  4. Besluiten worden opgenomen in een doorlopende besluitenlijst.

 

Inbreng tijdens de vergadering

 

Artikel 7

  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  3. Een of meerdere bestuursleden kunnen de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De meerderheid van het bestuur neemt in deze een beslissing.

 

Werkgroepen

 

Artikel 8

  1. Er kunnen werkgroepen worden gevormd die namens de stichting, al dan niet in samenwerking met derden, bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
  2. In een werkgroep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen.
  3. De werkgroepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
  4. Er kunnen werkgroepen worden gevormd die ad hoc of structureel de activiteiten van de stichting ondersteunen. Zij kunnen voorstellen ontwerpen om deze vervolgens in te brengen in de vergadering. Dit kan huishoudelijke als wel inhoudelijke en beleidsmatige voorstellen betreffen.
  5. Het bestuur formuleert in een duidelijke werkinstructie de opdracht voor een werkgroep en stelt in overleg met de voorzitter van de beoogde werkgroep een reële planning voor de werkzaamheden op.
  6. Werkgroepen werken binnen de doelstellingen zoals beschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting en de richtlijnen van de werkgroepen.
  7. Elke werkgroep heeft een vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de communicatie met het bestuur en de communicatie met andere werkgroepen en de overige deelnemers.

 


Communicatie

 

Artikel 9

  1. Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
    1. Donateurs
    2. Sponsoren
    3. Subsidieverleners
    4. De media
  2. Communicatie en PR vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
  3. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.
  4. Het bestuur stelt in grote lijnen het standpunt vast, dat de stichting inneemt over onderwerpen die passen in de statutair omschreven doelstellingen van de stichting, en/of kan in dat kader richtlijnen vaststellen.
  5. De coördinatie van de perscontacten is in ruime zin gelegen bij de voorzitter.
  6. Bestuur en vrijwilligers zijn gehouden om, in het naar buiten uitdragen van standpunten van de stichting, te blijven binnen de door het bestuur vastgelegde besluiten. Contacten met de pers, betreffende de stichting moeten vooraf aan de voorzitter worden gemeld die zo nodig in overleg met het bestuur tot aanwijzingen bevoegd is.
  7. Brieven gericht aan officiële instanties met een beleidsmatig karakter worden getekend door de voorzitter of de secretaris van het bestuur.

 

Donaties en declaraties

 

Artikel 10

 

  1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel dat past binnen de doelstelling van de stichting.
  2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
  3. Ontvangen donaties en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven na instemming door donateur/subsidieverstrekker.
  4. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven, waarvoor goedkeuring is gegeven door het bestuur, te declareren. Declaraties van bestuurders worden per einde van de maand ingediend. Deze worden na goedkeuring door de penningmeester uitbetaald. Onkostendeclaraties van de penningmeester zijn betaalbaar na goedkeuring door de voorzitter.
  5. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
  6. Reële kosten ten behoeve van de stichting door vrijwilligers en/of leden van werkgroepen/projectgroepen worden in overleg met de penningmeester schriftelijk gedeclareerd. De onkosten declaraties worden na goedkeuring door de penningmeester uitbetaald.

 

Financiën

 

Artikel 11

  1. Jaarlijks doet de penningmeester een voorstel aan het bestuur voor een begroting. Deze moet uiterlijk tijdens de laatste reguliere bestuursvergadering van het boekjaar door het bestuur zijn vastgesteld en goedgekeurd.
  2. Het doen van uitgaven buiten de jaarbegroting om is niet toegestaan, tenzij met toestemming van het bestuur.
  3. Na het verstrijken van het boekjaar moeten de concepten van de jaarrekening en het jaarverslag binnen 3 maanden in bezit zijn van het bestuur.
  4. De penningmeester houdt een regelmatige budgetcontrole en rapporteert hierover aan het bestuur mede op basis van een drie maandelijkse tussenbalans.
  5. Voor het opstellen van de jaarrekening of andere financiële stukken kan de penningmeester ondersteuning vragen bij leden van het bestuur.
  6. De jaarrekening wordt gecontroleerd door twee vertegenwoordigers uit de Ondernemersvereniging Schaesberg, kerkbestuur Petrus en Paulus Schaesberg en Omroep Landgraaf, niet zijnde de penningmeester. Deze twee leden worden bij toerbeurt door de voorzitter benoemd. De leden doen waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseren in de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
  7. Op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden zullen twee leden van het bestuur, niet zijnde de penningmeester en benoemd door de voorzitter, een tussentijdse kascontrole uitvoeren. Deze leden adviseren ook tot het al dan niet verlenen van decharge.

 

Royement

 

Artikel 12

  1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.
  3. Een vrijwilliger en/of lid van een werkgroep kan geroyeerd worden als hij/zij door onbehoorlijk gedrag of een conflictsituatie schade voor de stichting/werkgroep of derden waarmee de stichting samenwerkt heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de vrijwilliger en/of lid van werkgroep daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  4. Een vrijwilliger en/of lid van een werkgroep kan geroyeerd worden als blijkt dat na evaluatie zijn/haar werk niet voldoet aan de afspraken die daarover zijn gemaakt en de vrijwilliger en/of lid van een werkgroep niet de intentie heeft getoond of wil tonen daar verbetering in aan te brengen.
  5. Het bestuur kan besluiten vrijwilligers en/of leden van een werkgroep, donateurs, sponsoren, subsidienten of derden waarmee wordt samengewerkt te weigeren indien er gerede twijfels bestaan over de integriteit van betreffende personen of organisaties.

 

Integriteit

 

Artikel 13

  1. De bestuursleden hebben de plicht om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke gegevens en zij zullen maatregelen treffen om zorg te dragen dat de vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk blijven.
  2. De bestuursleden zullen geen misbruik maken van hun positie dan wel macht om persoonlijk gewin te behalen dan wel voor anderen.
  3. De bestuursleden zullen geen gebruik maken van omkoping of dreigingen voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden.
  4. Mocht een bestuurslid zijn functie niet volledig integer kunnen uitvoeren, dan dienen er maatregelen genomen te worden.
  5. Integriteit is ook geldig voor de vrijwilligers van de stichting en/of leden van werkgroepen die door de stichting zijn ingesteld of waarmee wordt samengewerkt.

 

Transparantie

 

Artikel 14

  1. De stichting geeft op een duidelijke wijze inzage aan derden over de handelingen, beslissingen en procedures.
  2. Het bestuur houdt periodiek overleg, doch tenminste een maal per jaar, met vrijwilligers en werkgroepen waarvan de besproken punten worden vastgelegd in een verslag.
  3. Elke donatie dient gemeld te worden aan het bestuur met opgave van reden. Dit dient terug te komen in het jaarverslag.

 

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

 

Artikel 15

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

De stichting zal zich daartoe inspannen door:

  • Mens - Een inspirerende partner te zijn die mensen weet te (ver)binden en te stimuleren om het beste uit zichzelf en hun talent te halen.
  • Milieu - De milieu-impact van activiteiten zo beperkt mogelijk te houden.
  • Maatschappij – Door op een actieve manier de samenleving waarvan deel wordt uitgemaakt een stukje beter te maken.

 

Slotbepalingen

 

Artikel 16

  1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
  2. Daar waar dit huishoudelijk reglement in strijd is met de statuten en/of de wet, treden de statuten in de plaats voor het gestelde in dit huishoudelijk reglement en treedt de wet in de plaats voor het gestelde in de statuten.

 

Vastgesteld op 14 februari 2019 door Twan Brouns, Ronald van den Eijnden en Jack Lussenburg